Le simple fait d’évoquer l’expression des notes de frais est assez suffisant pour créer un véritable malaise tant pour les employés que pour les responsables d’administration en charge de les traiter. Pourtant inévitable, car faisant partie intégrante de la vie de la majorité des entreprises, plus de 88% des salariés français (chiffre selon le cabinet d’expertise-comptable Wity) seraient concernés par cet aspect professionnel concernant les notes de frais.
Avec des dépenses allant à plus de 2322 euros par salariés chaque année, pour une répartition comprise entre 622 euros pour le transport, 598 euros pour les frais de nutrition, 403 euros pour l’hébergement et 185 euros pour les dépenses diverses, on comprend facilement pourquoi les notes de frais sont plus que incontournables pour la vie d’une entreprise et celle de ses salariés.
Pourquoi ce conflit entre les salariés et les employeurs
En se tournant vers son employeur pour présenter les éléments de note de frais, l’objectif pour l’employé est de se faire rembourser la totalité de ses dépenses et ceci dans les plus bref délais possibles. Par contre, pour que cela soit possible, l’administration en charge est contraint de respecter un ensemble de processus allant de la vérification des montants dépensés en passant par l’évaluation des justifications professionnelles des dépenses pour enfin les intégrer dans les écritures via un logiciel comptable.
De manière générale, il existe de nombreuses raisons qui sont souvent à l’origine des principales difficultés rencontrées dans la gestion des notes de frais. Parmi ces raisons, nous pouvons citer :
- Les justificatifs et factures: dans ce cas d’espèce, il y’a souvent un manque ou une absence totale d’un justificatif ou des factures pouvant attester des dépenses initiées par le salarié. Le manque de justificatifs et de factures représente à lui seul plus de 50% des problèmes pouvant ralentir ou même annuler un processus dans la gestion des notes de frais. Dans la majorité des cas, il peut s’agir des documents égarés par le salarié ou tout simplement l’oublie de réclamer un justificatif (ticket, facture, etc.) au moment où ce dernier initie la dépense. Ce souci de perte ou d’absence de justificatifs manquant touche plus de 70% des femmes pour 40% des hommes.
- Les erreurs lors de la saisie des données : il est très récurrent de constater que lors de l’enregistrement des données dans un logiciel de gestion, qu’il y ait des erreurs de saisies. Malheureusement, la saisie des données liées à la gestion des notes de frais ne fait pas exception. Ces erreurs sont généralement dues à un manque de format standardisé sous forme de formulaire pour faciliter l’insertion des informations que ce soit de la part des salariés ou de l’employeur.
- Le retard de traitement : le retard de traitement est en grande partie causé par le dépôt tardif des justificatifs de dépenses par les employés. En effet, bien que la Cour de cassation ait initialement statué sur le fait que les frais professionnels relèvent d’une prescription quinquennale (remboursable sur 5 ans), elle s’est rétractée pour autoriser tout de même les employeurs à refuser les remboursements des notes de frais dont les délais fixés initialement par une note de service ont été dépassés. Ainsi, au travers d’une note de service, si l’employeur fait comprendre aux employés que le délai de dépôt de justificatif est de 1 mois, passé ce délai, il est libre de refuser de rembourser l’employé. Ainsi, il est conseillé de respecter les délais fixés par l’employeur.
- Le non-respect de la politique de l’entreprise lié au remboursement : il est parfois difficile pour les salariés de se conformer à la politique de remboursement et de dépense de leurs différentes entreprises. Souvent inconnue ou totalement ignorée, cette politique fixe un ensemble de règles à respecter au moment des dépenses professionnelles que le salarié doit respecter s’il veut se faire rembourser. Ainsi cette politique peut s’illustrer au travers de la contrainte de faire usage d’un type de moyen de déplacement ou le choix particulier d’une catégorie particulière d’établissements hôteliers.
- L’absence d’un suivi spécifique : il est tout à fait difficile pour les entreprises en général et pour les entreprises ayant plus d’une centaine de salariés en particulier, d’avoir un suivi précis de tous les éléments liés aux dépenses professionnelles. Généralement, les entreprises traitent ces procédures aux cas par cas. Pourtant, en prenant beaucoup de recul, des analyses et même des comparaisons peuvent être effectuées afin d’anticiper sur certains éléments et évènements afin d’optimiser les dépenses. À titre d’exemple avec du recul, il est possible de constater que les billets ou les tickets de transport sont plus abordables financièrement par rapport aux réservations de dernières minutes. Ainsi, pour optimiser les dépenses, l’entreprise va déduire la pertinence des réservations des mois à l’avance pour des déplacements déjà prévus pour leurs salariés.
- La fraude : bien que cela ne soit pas trop répandu, de nombreux salariés avouent avoir déjà eu à augmenter leurs frais professionnels notamment en ce qui concerne l’hébergement ainsi que les frais de repas.
L’importance de dématérialiser les notes de frais
En dématérialisant les notes de frais, l’entreprise en question opte pour un mode de gestion stratégique à plusieurs niveaux. Ainsi, avec un logiciel de note de frais, il est possible de :
- D’augmenter la productivité : l’augmentation de la productivité de toutes les équipes et en particulier celle du service comptable. En effet, il sera désormais possible pour le service comptable et financier de traiter toutes les requetés liés aux dépenses et aux remboursements des notes de frais de manière efficiente sans pour autant devoir contraindre les autres collaborateurs à se présenter physiquement à leurs bureaux. Ainsi, au travers de l’interface, le salarié peut engager une procédure de demande de remboursement, envoyer les justificatifs et suivre l’évolution de sa procédure en temps réel au moment voulu.
- Dématérialiser les documents : au travers des documents numériques, cela évite l’encombrement des documents papier qui sont souvent difficiles à gérer en termes de stockage et de conservation. En plus de cela, les documents papier sont souvent pour la plupart l’objet de potentielles falsifications ou de mauvaise qualité qui les rend parfois illisibles.
- D’analyser des données: avec une analyse spécifique et/ou globale, le service financier peut tirer des ébauches de solutions pouvant être utilisées pour définir des stratégies efficaces visant à optimiser les dépenses de l’entreprise. Au travers d’un reporting rigoureux, il sera également possible de détecter des cas de fraudes de la part des salariés.
